BI Tool: so wählen Sie das richtige

Das ideale Business Intelligence (BI) Tool passt zu Ihren geplanten Datenanalysen und liefert die Reportings in der Ausführung, die Sie wirklich brauchen. Auf den Punkt gebracht: die Auswahl eines solchen Tools ist ausschlaggebend für den Erfolg Ihrer BI-Projekte. Im Blogbeitrag "Top 10 BI Tools" bekommen Sie einen kurzen Überblick zu den aktuellen Anbietern inklusive deren Vor- und Nachteile. Die folgenden Zeilen verraten Ihnen, wie Sie an die Entscheidung am besten herangehen und worauf Sie achten sollten. So wählen Sie das ideale BI Tool für Ihr Unternehmen und die einzelnen Geschäftsbereiche.

3 Schritte: der Auswahlprozess kurz umrissen

1. Anwendungsfälle analysieren Bei Status kwo beginnen wir stets damit, die für den Kunden wichtigen Anwendungsfälle zu erheben. Überlegen Sie sich also, wozu Sie das BI Tool genau verwenden wollen.

2. Features festlegen Aus Ihren Anwendungsfällen ergeben sich im Anschluss die Features, die das BI Tool mit sich bringen sollte. Tipp aus der Praxis: Versuchen Sie, diese in Kategorien einzuteilen. Wir empfehlen die drei Folgenden:

• Must-Haves
• Nice-to-haves
• Will-not-use

3. Mit Anbieter abgleichen Darauf aufbauend bewerten Sie die potentiellen Anbieter. Und finden so zu dem, der am besten zu Ihren BI Tool-Wünschen passt.

Kriterien zur Auswahl Ihres BI Tools

Mögliche Anwendungsfälle

Wie bereits erwähnt, steht am Anfang eine genaue Überlegung zum Einsatz des BI Tools. Je genauer Sie wissen, wozu Sie es einsetzen, desto glücklicher werden Sie mit Ihrer Entscheidung im Endeffekt sein. Die Praxis zeigt, dass oft mehrere Anwendungsfälle pro Unternehmen zum Tragen kommen. Folgende Unterscheidungen gibt es.

Regelmäßige Berichte

Sie benötigen regelmäßig die aktuellen Zahlen des Betriebes - auf täglicher, wöchentlicher, monatlicher oder vierteljährlicher Basis oder auch in Echtzeit. Dabei sind die Kennzahlen genau definiert, Vergleiche und Trends werden von Periode zu Periode dargestellt. Wenn Sie die Daten nach vereinbarten Kriterien filtern wollen sowie schnell und effizient Analysen durchführen möchten, trifft dieser Anwendungsfall auf Ihre Anforderungen zu. Leicht verständliche Darstellungen gehen mit diesem Fall einher.

Standard- vs. Adhoc-Reporting

Eine weitere Möglichkeit, die Anwendungsfälle einzugrenzen, ist die Unterscheidung zwischen Standardreports oder Adhoc-Reportings. Standard Reports bedeutet, dass das Tool regelmäßig den gleichen Satz an Kennzahlen und Berichten erfasst. Ein Adhoc-Reporting ermöglicht es dem User, weitere Analysen gegebenenfalls einfach selbst durchzuführen.

Vorgefertigt vs. Self-Service

Das Tool kann entweder vorgefertigte Berichte immer wieder ausgeben - oder dem User ermöglichen, seine eigenen Berichte zu erstellen. Die Darstellungen sollen trotzdem leicht verständlich sein und es gibt einfache Dashboards. Self-Service Analysen sind häufig Spezialfälle und werden daher nur einmal durchgeführt. Neben den großen Informationsverarbeitungssystemen wie ERP und CRM kommen unterstützend einfache Listen und weitere Daten zum Einsatz. Dieser Anwendungsfall betrifft Sie hauptsächlich dann, wenn Sie ein versierter Domäne-Experte sind: Kenntnisse zu den Daten als auch dem BI System sind erforderlich. Meist ist zu Beginn der Lösungsansatz unklar und erschließt sich erst nach ausgiebigem Tüfteln.

Bereits aufbereitete Daten vs. Rohdaten

Es gibt Berichte, die auf einen vordefinierten Datensatz mit vordefinierte Metriken zugreifen. Das Gegenteil davon ist, wenn nur die Rohdaten bereit stehen und die Metriken ganz nach Bedarf vom User selbst erstellt werden.

Art des Features

Je nach dem, welche Anwendungsfälle auf Ihre Bedürfnisse zutreffen, lassen sich Features und Stil der BI Software ableiten. Die Features teilen sich in die folgenden drei Gruppen.

• Must-haves: Must-haves sind wesentliche Features, die das Tool auf jeden Fall haben muss. Sind diese nicht vorhanden, entfernen Sie das Tool am besten gleich aus dem Bewertungsprozess.

• Nice-to-haves: Nice-to-have-Funktionen können, müssen aber nicht vorhanden sein. Auch wenn diese Features nicht notwendig sind, erleichtern sie Ihre Arbeit mit dem BI Tool. Die Nice-to-haves fließen zu einem gewissen Teil mit in Ihre Entscheidung ein.

• Will-not-use: Wie bei vielen anderen Systemen bieten auch BI Tools Funktionen, die Sie nicht benötigen werden. Damit solche für Sie unnützen Funktionen nicht immer wieder in der Analyse auftauchen, definieren Sie diese als "Will-not-use". Bei der Entscheidungsfindung zum passenden BI Tool ignorieren Sie solche Features einfach.

Potenzielle Features

Die folgende Liste zeigt Features, die Sie je nach individueller Bedeutung in Ihre Entscheidung zum passenden BI Tool mit einbeziehen.

• Konnektivität zu Datenquellen: Beschreibt die Zugriffsmöglichkeiten auf verschiedene Datenbanken und Dateitypen, wie z.B. Excel-, JSON- und XML-Dateien. Darüber hinaus kann dieses Feature auch die Verbindungsmöglichkeit zu spezifischen Anwendungen, wie z.B. Google Analytics, mit einschließen.

• Webbasierte Benutzeroberfläche: Ob Datenanalysten oder Business-Anwender: eine webbasierte Benutzeroberfläche ist heutzutage fast immer ein Must-have, da diese im Unterhalt und dem Deployment-Prozess wesentlich günstiger als eine klassische Client Anwendung ist.

• Funktionen für Datenfilter & Drilldown: Dieses Feature beschreibt die Möglichkeit, den Inhalt eines Dashboards oder Reports nach bestimmten Kriterien zu filtern. Das kann durch verschiedene Funktionen wie beispielsweise Dropdown-Menüs, Suchfilter und Slicer erfolgen. Darüber hinaus sollte es möglich sein, weitere Analysen in einem Drilldown von zusammengefassten Informationen zu detaillierteren Daten durchzuführen - und in die andere Richtung für einen Drillup.

• Datenvisualisierungen: Ein Feature, das alle Tools bieten: Balken-, Linien-, Torten-, Flächen- und Radardiagrammtypen für die Datenvisualisierung. Ein extra Plus innerhalb dieses Features könnte sein, die Diagramme in verschiedenen Kombinationen zu erstellen.

• Dashboard- & Report-Design: Neben dem Erstellen von klassischen Diagrammen umfasst diese Funktion die Möglichkeit, Dashboards zu entwerfen und Berichte zu erstellen.

• Sicherheit: Wie bei jeder Anwendung ist es auch bei einem BI Tool wesentlich, die Sicherheit zu gewährleisten. Diese Funktion beschreibt die Art und Weise, individuelle Benutzerzugriffe als auch definierte Rollen einzurichten. Man sollte also festlegen können, wer in dem Tool Darstellungen, Dashboards und Reports erstellen, ändern, veröffentlichen, verwenden und verwalten darf. Die Sicherheitsfunktion schließt auch die Kombination von Sicherheitsmechanismen auf Betriebssystem und Netzwerk Ebene mit ein - genauso wie die Sicherheit von Datenbanken und dem Quellsystem.

• Cloud Support: BI Tools können auch in der Cloud bereitgestellt werden. Je nach Kunden kann dies eine Anforderung sein.

• Augmented-Analytics-Technologien: Darunter versteht sich, dass die Daten und Abfragen nicht nur mittels Darstellungen, Dashboard und Reports zur Verfügung gestellt werden können, sondern Abfragefunktionen auch in natürlicher Sprache und mit KI-gesteuerten Features zur Unterstützung der Benutzer vorhanden sind.

• Datenauswahl für die Analyse: Vor allem Self-Service-BI-Tools sollten es den Benutzern ermöglichen, die Analysedaten auszuwählen und in einer Schnittstelle wie einer Pivot-Tabelle zu präsentieren.

• Data Blending: Dieses Feature beinhaltet das Mischen von Daten aus verschiedenen Quellsystemen. Dabei ist vor allem das Mapping von Beziehungen zwischen den Daten wesentlich.

• Metriken erstellen: Beschreibt die Option, KPIs und weitere Geschäftsmetriken aufzubereiten.

• Speichern von Analysen: Für Benutzer kann es wesentlich sein, ihre Analysen oder Adaptierungen von bestehenden Berichten speichern zu können, damit diese zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sind.

• Erweiterte Visualisierungen: Darunter fallen alle Arten von Datenvisualisierungen wie z.B. Heatmaps, Streudiagramme, Blasendiagramme, Histogramme, Baumdiagramme, Netzwerkdiagramme und Geodatenanalyse.

• Kollaboration & soziale Interaktion: Das Feature beschreibt, wie einfach gespeicherte Analysen mit anderen Usern geteilt und diskutiert werden können.

• Storyboarding: Hierbei geht es darum, die Analyse in eine Präsentation einzubauen. Hintergrund: einfaches Teilen mit Kollegen und Führungskräften.

• Microsoft-Office-Datenaustausch: Microsoft Office ist heute die gängigste Anwendung für Datenverarbeitung. Daher ist es wesentlich, dass sich die Daten aus den Analysen sowohl importieren als auch exportieren lassen. Dieses Feature ermöglicht mitunter auch die Echtzeit-Datenanbindung der BI Daten in Excel.

• Mobile Unterstützung: Viele Mitarbeiter sind heutzutage hauptsächlich übers Mobiltelefon mit dem Unternehmen verbunden. Daher kann es wesentlich sein, dass das BI Tool auch eine App für das Mobiltelefon anbietet.

• Advanced Analytics Tools: Diese Funktion beschreibt das Ausmaß, mit dem fortgeschrittene Analysen wie Predictive Analytics und Data Mining möglich sind. Sie sind wesentlich für gewisse Anwendungen wie z.B. Szenarioanalysen.

• Low-Code- & No-Code-Entwicklung: Ein Feature, das sich speziell der steigenden Zahl an wenig erfahrenen Anwender von BI-Tools widmet. Low-Code- und No-Code-Entwicklungswerkzeuge vereinfachen die Einarbeitung und die Erstellung von Analysen stark.

Fühlen Sie sich Ihrer Entscheidung zum passenden BI-Tool bereits etwas näher? Dass es ein etwas längerer Prozess ist, liegt auf der Hand. Unser Tipp: Mit einem Experten an der Seite entscheidet es sich einen Ticken leichter. Kontaktieren Sie uns gern jederzeit.